A sua empresa precisa se modernizar?

Quando você pensa na modernização de uma empresa qual é a primeira coisa que vem à sua mente? Deixar tudo conectado? Diminuir o impacto ambiental? Melhorar o relacionamento com os clientes? Aumentar a produtividade dos funcionários?

Modernizar uma empresa tem muitos pontos positivos e independente do tamanho dela todo dono deveria avaliar se um processo de modernização é necessário. As mudanças têm impacto direto no interno e no externo da empresa, o que se quer dizer que tanto os colaboradores, quanto os clientes podem sentir as mudanças. Muitas pessoas ainda acham que modernizar significa gastar, porém é possível modernizar sem ter gasto ou sem ter um gasto muito alto. Se for imprescindível gastar, isso deve ser visto como um investimento para melhorar a experiência dos colaboradores e clientes e posteriormente diminuir custos da empresa.

Modernizar se quer dizer por definição “tornar(-se) moderno, acompanhando a evolução e as tendências do mundo atual”, e isso não necessariamente requer um investimento em tecnologia. É bom pensar em modernização como uma medida para melhorar e otimizar todas as etapas de um negócio. O retorno que se tem é imenso, seja em economia de tempo ou em economia de dinheiro. Investir hoje traz melhorias amanhã.

Para saber quais pontos da empresa deve modernizar pense nas dificuldades que os funcionários enfrentam no dia a dia e veja se os clientes reclamam ou sentem falta de alguma coisa. Essas reflexões podem ser um ponto de partida para inovações.

 

A seguir listamos 8 pontos nos quais a modernização pode ocorrer dentro da sua empresa. Dê uma olhada e compare esses pontos com a atual situação da sua empresa para saber em quais pontos pode melhorar.

 

1. Invista em softwares

Tenha um bom software de gestão para unificar processos e dados da empresa. Ter um software desses facilita os processos administrativos em todos os setores da empresa, aumenta a produtividade dos colaboradores e dá mais confiança na hora de executar as tarefas. Muitos softwares podem ser acessados pelo celular, o que facilita o uso dos mesmos.

 

2. Compartilhe em tempo real e de todos os lugares

Compartilhando todos os documentos vinte e quatro horas por dia o seu time sempre estará a par de tudo e poderá acessar os documentos em todos os lugares com uma simples conexão à internet. A empresa também irá economizar papelada que ocupa espaço físico (que poderia ser aproveitado para outras coisas). Claro que existe conteúdo que precisa estar em papel, mas utilizar ferramentas como o Google Drive, OneDrive ou outras ferramentas traz bastante economia.

 

3. Reuniões também podem ser feitas em todos os lugares

Marcar reuniões não é a tarefa favorita de todo mundo e quando alguém está viajando, mas a reunião precisa ser feita de qualquer forma, a situação piora. Por isso é super comum fazer reuniões online, tanto com clientes quanto com colaboradores. Existem várias opções para reuniões online como Skype, Hangouts ou Slack. Existem ttambém outras alternativas como o appear.in que não precisa de instalação, é rápido e prático.

 

4. Explore todos os canais que têm para se relacionar com o cliente

Ainda liga para os clientes para anunciar promoções ou entrega panfletos para divulgação? Hoje existem muitos canais que permitem a comunicação com o cliente. Começando pelas redes sociais disponíveis, existem também os aplicativos de mensagens instantâneas e o tradicional e-mail. As redes sociais permitem focar mais no visual, os aplicativos de mensagens instantâneas podem ser bons para divulgar promoções mais personalizadas e o e-mail pode ser usado tanto para comunicação quanto para divulgação. Um site próprio na internet também pode ser interessante para divulgar informações sobre sua empresa e para disponibilizar um canal onde o cliente pode entrar em contato.

 

5. Já pensou num aplicativo próprio?

Tanto para os clientes quanto para os colaboradores o aplicativo que leva o nome da sua empresa pode ajudar, e muito! No item anterior citamos alguns canais para se relacionar com o cliente, mas já pensou ter um canal direto para esse relacionamento no qual pode ficar ainda mais próximo do seu consumidor? O mesmo vale para os colaboradores. Já pensou em ter um canal direto para integrar tudo que precisa? Documentos, bater o ponto, fazer rápidas reuniões ou aproveitar para fazer do aplicativo um canal de comunicação interna, mantendo os colaboradores informados sobre tudo.

 

6. Identidade

A identidade visual é talvez a coisa mais importante da sua empresa, pois o logo da empresa e o site são as primeiras coisas que o cliente vai ver e avaliar. É muito importante cuidar da imagem da empresa! Quando falamos da imagem, cuide do logo da empresa, do esquema de cores usado em artes, do layout das artes e das páginas na internet, do tom do discurso que a empresa usa etc. Isso ajuda a reconhecer a empresa mais rapidamente.

Aproveite e veja se a cultura organizacional ainda é a mesma que aquela de alguns anos atrás e pensa se ela precisa ser reformulada com as mudanças novas.

 

7. Capacitação dos colaboradores

Os colaboradores precisam saber operar com os softwares de gestão, as ferramentas para armazenamento online ou qualquer outra tecnologia que é usada dentro da empresa. Invista não somente nessa capacitação mas também na capacitação do colaborador em seu campo de atuação na empresa. Assim o colaborador irá se sentir valorizado e terá mais confiança para exercer suas tarefas diárias.

 

8. Estrutura do escritório e custo-benefício

A sua empresa tem uma estrutura legal? Não estamos falando de um tobogã azul neon que passa por todos os andares da empresa nem de uma sala com cinco TVs e vinte video games. Estamos perguntando se a sua empresa tem computadores que funcionam ou se já trocaram aquela impressora que não funcionava direito. Além de trazer melhorias para os funcionários, equipamentos novos também podem reduzir custos, pois costumam ser mais econômicos. Outra ideia legal pode ser instalar painéis solares, para assim economizar com a conta de luz no futuro.

E falando em energia limpa, já pensou no tema sustentabilidade? É bom preocupar-se com o meio-ambiente, pois empresas que não são sustentáveis podem sofrer boicote rapidamente.

 

Conseguiu identificar algum ponto na sua empresa que precisa de melhorias? Faça um bom planejamento de como implementar essas mudanças, pois modernizar traz melhorias para todos: colaboradores e clientes!

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